Tekstin tuotto ja sivuston suunnittelu -kurssin toinen luento oli pyhitetty kokonaan aiemmassa jaksossa pidettyyn Viestinnän suunnittelu -kurssiin liittyvälle yrityskäynnille. Kohteenamme oli UPM Kymmene, Kymin tehdas Kuusankoskella.

Yritysvierailu oli räätälöity meille nimenomaan viestintään keskittyväksi ja vierailua johtivat Kymin tehtaan viestinnästä vastaava parivaljakko.

Yritysvierailuissa on mielestäni yleisesti hyvää se, että se on mielekäs ja avartava keino päästä tutustumaan suoraan itse asian ytimeen ja siihen, kuinka asiat työelämässä todella toimivat. Itse olen useasti peräänkuuluttanut enemmän ja lisää yrityskäyntejä, sillä suoraan työelämästä ammennettu tietotaito on mielestäni arvokasta pääomaa. Ja mikä parasta, kun jokin asia jää ihmetyttämään, voi sen välittömästi selvittää suoraan asianosaisilta. Tosin, itse keskityn usein vain kuuntelemaan ja omaksumaan uutta tietoa, jolloin kysymysten esittäminen voi unohtua.

UPM Kymmene -konsernissa työskentelee 26 000 henkilöä 15 maassa. Kymin tehtaalla viestinnässä työskentelee kaksi henkilöä. Meille he kertoivat työstään konserninäkökulmaa korostaen, eli siitä, kuinka yksittäisen tehtaan viestintä on osa globaalin suurkonsernin viestintää. Byrokratia on moniportainen mutta selkeästi vastuutettu vaikkakin hieman vaikeasti ensisilmäyksellä hahmotettavissa.

Näinkin suuren yrityksen viestinnässä esimies-alais -viestintä on mielestäni ensisijaisen tärkeää kaikilla toiminnan tasoilla. Koska kyseessä on globaali organisaatio, on viestien kuljettava tarvittaessa aina ylimpään konsernijohtoon asti, enkä näe, että se olisi mahdollistaa muuten, kuin joka portaalla toimivan esimies-alais -viesinnän kautta. Organisaation jatkuvasti muuttuva rakenne tosin voi hankaloittaa viestinnän sujuvuutta, mutta tätä varten konsernissa ja yrityksisssä yleensä on toimiva viestintäosasto! Esimies-alais -viestintä on osa jokaisen työntekijän jokapäiväistä työviestintää (vaihtelevissa määrin), ei niinkään viestintävastuullisille kuuluva viestinnän kenttä.

Tehtaan viestinnässä organisaatiotasolla käyttökielenä on englanti mutta Suomessa tehtailla viestitään Suomeksi. Minulle jäi epäselväksi, onko sama käytäntö koko Suomessa vai toimitaanko tehtailla "tapauskohtaisesti". Joka tapauksessa, viestinnän päätehtäväksi määriteltiin tehtaan perustoimintojen tukeminen, paperiliiketoiminnan tavoitteiden saavuttaminen, ammattimainen ja innovatiivinen viestintä sekä johdon avustaminen viestintäkysymyksissä.

Tehty määritelmä oli mielestäni hyvä esiinnosto, sillä se kielii viestinnän ammattitaitoisesta suunnittelusta. Kun strategiat ja visiot ovat kunnossa, on viestinnällä aina paremmat edellytykset toimia tuloksellisesti. Viestinnän osaajalta tehtaan viestinnässä vaaditaan kirjallisen taidon lisäksi myös visuaalista osaamista, taitoa järjestää tapahtumia sekä luoda sponsorisuhteita. Ulkoinen ja sisäinen viestintä tulee hallita laaja-alaisesti, brändiosaaminen ja ostoprosessien hallinta ovat nekin tärkeitä. Mutta kaksi mielestäni tärkeintä viestijän työkalua ovat henkilökohtaiset viestintätaidot sekä liiketoiminnan tunteminen. Ilman sosiaalisia viestintätaitoja tai liiketoiminnan tuntemusta ei muutkaan osaamisen edellytykset voi täyttyä. Mielestäni oli hyvä, että nämä asiat sisällytettiin yritysesittelyyn: se on juuri sitä tietoa, jota varmasti moni meistäkin on miettinyt työpaikkahakemuksia täytellessään. Mitä kaikkea suuren organisaation viestintäyksikkö oikein tekee?

Tehtävien, edellytysten ja osaamisen erittelyn ohella jäi vierailu kuitenkin verrattain pinnalliseksi. Asiat käytiin läpi todella tiivistetysti ja vauhdikkaasti, diaesityksen kalvot vaihtuivat toisinaan niin tiuhaan, että edellistä ei ehtinyt lukea. Minulle jäi kuva, että esittelijä oletti ryhmämme olevan ehkä hieman perehtyneempi konserniviestintään kuin todellisuudessa olimme. Häneltä olisimme varmasti saanet paljon enemmän todella arvokasta kokemuspohjaista tietoa ja näkemyksiä, jos vierailuun olisi käytetty enemmän aikaa, tai vierailuun sisällytetty kierros paperitehtaan puolella olisi sekin käytetty nimenomaan viestinnän tarkastelemiseen.

Minusta olisi ollut mielenkiintoista perehtyä esimerkiksi tarkemmin yrityksen intranet-sivustoon (myös meneillään olevan tekstin tuotto ja sivuston suunnittelu -kurrsia ajatellen), tehtaan sisäisiin ja ulkoisiin julkaisuihin sekä tehtaassa ja konsernitasolla tapahtuvaan tiedotustoimintaan vaikka konkreettisin esimerkein. Nyt saimme pikaisesti vilkaista sisäisiä sidosryhmälehtiä, intranet sivuutettiin kevyesti pintaa raapaisten eikä puhtaasta tiedotustoiminnasta ollut juurikaan puhetta. Ulkoiset sidosryhmälehdet meille jaettiin kotiin vietäviksi ja tarkasteltaviksi ja mielestäni tuossa julkaisussa oli yllättävää se, että siinä käsiteltiin asioita todella monipuolisesti eri osa-alueilta. Käsitykseni sidosryhmälehdestä muuttui kertaheitolla.

Varsinaisesti viestinnän suunnitteluun liittyvää asiaa kävimme läpi alueittain ja elementeittäin, mutta tämäkin asia sivuutettiin niin nopeasti, että mieleen siitä paljoakaan jäänyt. Suunnittelussa huomioitavista seikoista tärkeimpinä itse koen henkilöstöviestinnän, mediasuhteet, asiakasviestinnän, erityisvaiheiden viestinnän sekä tänä päivän myös online-viestinnän, joka on kasvanut niin laajaksi viestinnän kentäksi, että se todella vatii jo yksityiskohtaista suunnittelemista. Suunnitelman elementteinä esiin nostettiin toiminnan kuvaus, kohderyhmä, viesti, viestintäkanava, budjetti sekä resurssointi. Määritelmä on mielestäni hyvä ja tiiviisti ilmaistu peruskaava, jolla suunnitelmaa lähteä tekemään.

Yritysvierailu antoi minulle pinnallisuudestaan huolimatta paljon uutta tietoa, mutta paljon oli myös asiaa, joihin olisin halunnut perehtyä huomattavasti enemmänkin. Mietin mm. onko tehtaalla olemassa erillinen tiedotussuunnitelma vain käsitelläänkö kaikkea viestintään liittyvää yhtenä pakettina? Toki viestintäsuunnitelmia todettiin olevan useita, esimerkiksi tärkeimmillä hankkeilla on luonnollisesti omansa, mutta kuinka esimerkiksi koko konsernin viestintäsuunnitelma on huomioitu Kymin viestintäsuunnitelmassa? tämä jäi minulle epäselväksi, josta olisin kaivannut lisätietoa. Yleensäkin se, kuinka nämä useat eri suunnitelmat lomittuvat ja toimivat yhteen, olisi ollut mielekästä kuulla. Hyvä sanoa näin jälkikäteen, kun suun olisi voinut avata paikanpäälläkin...

Mutta yhteenvetona todettakoon, että Kymillä on kuuleman perusteella hyvin toimiva viestintäverkosto. Viestintäyksikkö kiertää osastoittain kaikki tehtaan eri alueet, ja yhdessä he käyvät läpi asiat, jotka tulee ottaa huomioon koko tehtaan sekä oman tehdasyksikön viestinnässä. Jokainen osasto on näin huomioitu viestintäsuunnitelmassa, jolloin se palvelee koko yhteisöä parhaalla mahdollisella tavalla. Viestinnän tarkoituksena on ensisijaisesti luoda positiivista yirtyskuvaa sekätehtaan sisällä että ympäristössä ja iteselleni jäi ainakin hyvä kuva. Lisäksi viestinnän tavoitteiden saavuttamista ja tyytyväisyyttä viestintään tutkitaan säännöllisesti, jolloin mahdolliset epäkohdat voidaan havaita ja parantaa viestintää edelleen. Ihmettelen, että viestintäyksikölle ei ole annettu enempää resursseja, sillä heidän työmääräänsä nähden jälki on laadukasta ja palaute positiivista, työtä tosin riittäisi useammallekin tekijälle.

Viestintätyö suuressa organisaatiossa vaikuttaa mielenkiintoiselta ja käsitykseni työn sisällöstä laajeni huomattavasti. Voisin kuvitella itse työskenteleväni Kymin kaltaisessa globaalissa konsernissa, sillä toimintaympäristö on mahdollisuuksia täynnä työ haasteita tarjoavaa.